Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
По мере развития предприятия возрастает количество всевозможных документов, как внутренних — локальных, которые определяют порядок работы в организации, так и внешних которые, определяют порядок взаимоотношений с контрагентами и внешними заинтересованными сторонами.
Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться структурное подразделение делопроизводства, на которое возложены функции по его организации ведению.
Целью деятельности делопроизводства является:
— организация делопроизводства в компании;
— ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе внутренних локальных документов организации;
— методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
— Создание документов (документирование);
— Организация движения и учёта документов (документооборот);
— Хранение документов (архивное дело).
1. Документирование – система методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы организации.
Документирование выражается в создании документов — являющихся локальным нормативным актом устанавливающий порядок работы организации в целом и персонала от управленческого до исполнителей, в частности.
2. Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения — отправки из организации и/или направления в архив.
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основных потока документов:
- Документы, поступающие из других организаций (входящие документ);
- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние документы как правило тоже ставятся на входящий номер).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
- Первичную обработку и предварительное рассмотрение;
- Регистрацию на исходящем участке;
- Рассмотрение руководством;
- Передачу на исполнение;
- Контроль исполнения по резолюции руководителя.
3. Архивное дело — деятельность по организации хранения, комплектования, учета документов на материальном носителе с зафиксированной на нем информацией, которая подлежит хранению в силу значимости этой информации для организации;
Аутсорсинг делопроизводства позволяет обеспечить следующие важные для бизнеса функций:
- Выстраивает внешней и внутренней документооборот в организации, обеспечивая бесперебойную работу сотрудников компании от управленческого звена до исполнителей и компании в целом;
- Грамотное составление:
- локальных нормативных актов, определяющих порядок и правила работы сотрудников компании;
- договоров и дополнительных соглашений определяющий порядок взаимоотношений с контрагентами;
- актов, заявлений, справок, отчетов и т.д.;
- Контролирует исполнение документов и ведение справочной и рабочей документации;
- Регистрирует все входящие и исходящие документы;
- Обеспечивает хранение документов в архиве предприятия, так, чтобы было удобно и просто их найти.
Отлаженная работа предприятия, четкое исполнение всех трех направлений делопроизводства обеспечивает оптимальные условия работы, эффективность бизнеса и высокую репутацию перед клиентами и партнерами.
Одним из наиболее удобных и практичных решений в этом отношении является аутсорсинг делопроизводства, то есть передача специалистам работы, связанной с основной и специальной документацией: оформлением, обработкой, перемещением, систематизацией, хранением и так далее.
Эксперты юридического центра «ГДДА и ПАРТНЕРЫ» помогут организовать и эффективно внедрить систему и/или элементы делопроизводства ООО любого масштаба и направленности, включая удаленные филиалы компаний.
Предвидеть — значит победить