Экспедиционная обработка документов в делопроизводстве обозначает, что вся любым путем принятая и отправленная корреспонденция компании должна пройти системную обработку, прежде чем дойти до исполнителя или адресата в зависимости от того, к какому документу корреспонденции он относится.
Эту функцию берет на себя подразделение делопроизводства организации.
Обработка внутренних и внешних документов обязательна для каждого из них вне зависимости от их содержания и срочности./p>
Точная работа с корреспонденцией необходима по всем правилам, т.к. она дает возможность отработать соответствующий документ, системно сохранив историю его обработки или создания от руководителя до исполнителя Компании.
Как правило документы делятся на:
- Входящие документы, которые поступают в компанию или создаются в ней для административного, управленческого или иного другого их использования внутри компании.
- Исходящие документы, которые готовятся внутри компании для связей с внешним окружением, контрагентов и иных внешних заинтересованных лиц.
Работа с корреспонденции представляет собой деятельность в двух основных направлениях:
- Обработка и регистрация всех входящих документов на входящем участке;
- Подготовка и регистрация всех исходящих документов на исходящем участке.
Правила работы с поступившими и отправляемыми документами определяются нормативно в локальных документах компании.
Обработка входящих документов представляет собой:
- регистрацию на входящем участке;
- получение резюме руководителем компании для определения исполнителя, контроля исполнения, срока исполнения документа;
- внутреннее перемещение документа в подразделение на его исполнение;
- закрытие документа и сдача в архив.
Исходящая документация готовится внутри компании:
- документы готовятся и оформляются исполнителем;
- регистрируются на исходящем участке;
- отправляются в установленном порядке адресату;
- сдаются в архив.
Наши услуги – это обеспечение организации работы экспедиторского отдела делопроизводства Вашей компании.
Если деятельность с корреспонденцией, внутренней и внешней, организована точно и аккуратно, действует оперативно и слаженно, то на стол руководителю по первому же требованию ляжет необходимый договор, письмо, справка или отработанный документ с соответствующим исполнением.
Именно от чёткой организации зависит эффективность делопроизводства в компании.
Юридический центр «ГДДА и Партнеры» наладит работу с документами на Вашем предприятии, что позволит вести быстрое оформление и учет документооборота, а также избежать излишних рисков в бизнесе.
Профильные специалисты центра проанализируют состояние делопроизводства вашей компании и помогут организовать функциональный отдел делопроизводства в соответствии со стандартами. Работа с документами будет осуществляться последовательно, с соблюдением точно предписанного алгоритма.
Ключевым фактором успеха в компании является правильно организованное делопроизводство, ведь только документ, правильно созданный, за подписью и печатью гендиректора, обладает должной степенью надежности и юридической силой.
Предвидеть — значит победить