Исполненные документы необходимо сгруппировать в дело по правилам установленной номенклатуры дел и систематизации бумаг внутри него.
Как организуется формирование дел на предприятии
Структурные отделы учреждения обеспечивают формирование дел децентрализованным образом, в то время как в канцелярии (отделе делопроизводства, секретариате или подобной внутренней службе) данный процесс носит централизованный характер.
Служба документационного обеспечения управления формирует организационные и распорядительные бумаги, форму их регистрации, статистическую документацию и так далее. Эту работу берут на себя специалисты по делопроизводству.
Те документы, что отражают конкретные направления работы фирмы, должны быть собраны в дела в соответствующем внутреннем подразделении, например, в отделе кадров или кабинете бухгалтерского учета.
Методическую поддержку сотрудникам в этом оказывает руководитель архива, он же проверяет оформленные дела в соответствии с их номенклатурой.
Формирование происходит согласно заданным основным правилам:
- В дело можно вкладывать исключительно безошибочно оформленные и исполненные бумаги, заголовки которых будут отвечать номенклатуре.
- Вся документация помещается только в единственном экземпляре, без копий. Также исключаются черновики, лишние экземпляры и те, которые подлежат возврату.
- Все, что касается решения или освещения одного вопроса, должно находиться вместе.
- Необходимые приложения находятся вместе с главной документацией.
- Группируются нераздельно бумаги, датированные одним годом по календарю, если только это не переходящие дела.
- Документы с кратким и многолетним сроком хранения группируются по-отдельности.
- Внутри дела документацию складывают сверху вниз, по хронологии, а также с учетом тематической последовательности. В результате содержание документации будет отражать решение конкретных вопросов в логическом и хронологическом порядке.
- Входящие бумаги подшивают по дате получения, исходящие – по срокам отправления.
Формирование дел компании
Юридический центр «ГДДА И ПАРТНЕРЫ» осуществляет полный комплекс профессиональных услуг в области делопроизводства, в том числе ведение архива и формирование дел. При этом каждый этап будет выполнен на высшем уровне в полном соответствии с законодательными стандартами, ответственно, качественно и эффективно.
Предвидеть — значит победить