Приведение в порядок бухгалтерских документов, а именно финансовой и налоговой отчетности предприятия – это восстановление бухучета.
Однако, даже при наличии всех документов по бухгалтерскому и налоговому учету их необходимо правильно систематизировать, соблюсти правильную хронологию порядка и организовать оперативный доступ к ним и архивное хранение.
Как и любые другие документы, документы по бухгалтерии могут и должны укладываться в основные стадии делопроизводства, а именно:
- Создание документов (документирование);
- Организация движения и учёта документов (документооборот);
- Хранение документов (архивное дело).
Создание документов — документирование
Как и в любом другом виде деятельности на предприятии, в бухгалтерии должны создаваться документы, задающие локально нормативные правила работы с первичными документами, различными информационными бюллетенями и бумагами, относящиеся к работе бухгалтеров и других сотрудников подразделений.
Кроме того, никак не обойтись здесь без документов, разработанных на предприятии, которые определяют правила работы самих сотрудников как самой бухгалтерии, так и других подразделений, и взаимодействия между ними.
Организация движения и учёта документов — документооборот
Основные принципы в бухгалтерии – учет и контроль. Эти два принципа распространяются не только на цифры, но и на первичные документы.
В современных условиях бухгалтерия представляет собой совокупность регистров бухгалтерского учета в электронной программе на компьютере, — как правило, это программа 1С, — и совокупности ее блоков. Но ведь все цифры берутся из первичных документов, которые подлежат учету, хронологии и хранению.
Именно эти документы должны участвовать в организованном документообороте от оперативного пользования ими до архивного хранения. Организация движения и учета документов является основной задачей делопроизводства на предприятии при приведении в порядок бухгалтерских документов.
Особое место в делопроизводстве бухгалтерии занимают так же исходящий и входящий участки, которые фиксируют формальный порядок взаимоотношений контрагентов, с которыми существуют или начинают выстраиваться договорные отношения по финансово-хозяйственной деятельности.
Хранение документов — архивное дело
Важным значением в бухгалтерии является создание архива, который создает запас прочности предприятия посредством того, что предыстория работы всегда может подтвердить или опровергнуть наличие взаимоотношений контрагентов в прошлом, если это будет необходимо.
За последнее время сроки хранения документов претерпели изменения, ведь раньше минимальный срок хранения был всего 3 года, а теперь минимальный срок хранения документов увеличен до 5 лет, не говоря о том, что некоторые документы по уплате налогов или расчету заработной платы имеют значительные сроки хранения — 75 лет и более.
Таким образом, архив является необходимым атрибутом бухгалтерии, с правильной его организацией с соответствующей номенклатурой дел, книг и журналов, в которых отражаются оприходования дел в архив и выбытия из него на основании документов, подтверждающих это движение в соответствии с правилами и порядком, определенном в нормативно-локальных документах организации.
Все эти процедуры и организацию делопроизводства качественно и быстро выполнят для вас эксперты юридического центра «ГДДА И ПАРТНЕРЫ».
Предвидеть — значит победить