Внедрение делопроизводства на предприятии — процесс творческий, и он является залогом стабильного роста бизнеса в организации.
Осуществляя постановку делопроизводства в организации, необходимо провести ряд мероприятий административно-управленческого характера.
Мероприятия могут быть как обязательные для любой организации, так и индивидуальные для каждой в отдельности.
Существует несколько этапов внедрения делопроизводства в организации, которые осуществляются в направлении документирования, постановки документооборота и создания архива в организации.
Этапы внедрения делопроизводства
- Документирование. Обязательным для внедрения делопроизводства является изучение административных и бизнес-процессов внутри организации, в зависимости от этого создаются локально нормативные документы, закрепляющие порядок и правила административно-управленческого регулирования внутренних взаимосвязей в организации, управленческого аппарата и исполнителей-менеджеров.
- Постановка документооборота. Документооборот предполагает создание входящего и исходящего участков, которые определяют регистрацию документов и контроль исполнения документов менеджерами среднего и высшего звена организации и непосредственное исполнение документа в соответствии с резолюциями — менеджерами.
- Организация архива. Хранение документов, т.е. организация архива в компании, также имеет индивидуальный подход – в зависимости от того, чем занимается та или иная компания, какие документы, принципиально важные для нее, которые требуют такого хранения — административно-управленческие, бизнес-процессы, переписка с Клиентами и т.д. В то же время, для организации хранения документов в каждой Компании необходимо провести обязательные мероприятия, обеспечив хранение документов бухгалтерии. Это обусловлено тем, что сроки хранения документов бухгалтерских и налоговых разные — от 5 до 75 лет, а не которые документы хранятся бессрочно, и ответственность за хранение таких документов возложена на Генерального директора.
Каждый этап внедрения в свою очередь сопровождается выполнением дополнительных задач, а именно:
- Подбор соответствующего персонала как внешнего (рынок труда), так и внутреннего из состава работающего персонала организации.
- Организация внутреннего подразделения делопроизводства в Компании при необходимости.
- Составление Приказов, Распоряжений Генерального директора на организацию и внедрение делопроизводства в Компании.
- Разработка Книг и Журналов для отражения документооборота как внутреннего, так и внешнего.
- Разработка управленческих форм по организации контур-контроля в Компании.
- Составление необходимого перечня — номенклатура дел — Книг, Журналов, Дел, необходимых для обеспечения работы делопроизводства.
Сотрудничество со специалистами «ГДДА и Партнеры» поможет Вам организовать и внедрить делопроизводство в Компании.
Правильно организованное делопроизводство в Вашей Компании даст возможность выйти на более высокий уровень управления, внедрить новые формы контроля сотрудников, повысить их ответственность за свой участок, что скажется на конечном результате работы, который приведет к стабильному финансовому росту бизнеса.
Сделайте мир лучше вокруг себя вместе с компанией «ГДДА и Партнеры».
Предвидеть — значит победить